為什麼入職流程比你想像的重要
接案遇到的很多問題——無限次修改、需求不清楚、雙方期待有落差——都不是在專案執行中期才出現的，而是在最開始就種下了根。
好的客戶入職流程有三個作用：
- 建立清楚的框架：雙方都清楚知道這個專案如何運作
- 建立信任感：專業的流程讓客戶感覺「我找到了對的人」
- 防止問題前置處理：把最常見的潛在問題在開始就討論清楚
入職流程的 6 個步驟
步驟 1：歡迎信
簽約後 24 小時內，發一封正式的歡迎信。不要等到下次開會才聯絡。
歡迎信內容：
- 感謝合作的開始
- 接下來的時程概覽（第一次工作會議 / 需求訪談的時間）
- 他們需要準備的事項清單
- 你的聯絡方式和可聯繫時間
為什麼重要： 簽約後的「沉默期」會讓客戶開始焦慮，歡迎信消除這個焦慮，建立第一個良好的合作印象。
步驟 2：需求訪談（Brand Discovery）
正式開工前，安排一次 60–90 分鐘的深度訪談。這不只是「收集需求」，而是深度理解客戶的品牌、用戶和目標。
準備一份標準的訪談問題清單：
品牌定位：
- 你的目標客戶是誰？他們有什麼具體問題？
- 你的品牌跟競爭對手的核心差異是什麼？
- 如果只能讓訪客記住你的一件事，是什麼？
視覺方向：
- 有沒有你喜歡的競品或非競品的網站？（請他們各準備 3–5 個例子）
- 哪些關鍵字能形容你希望品牌傳遞的感覺？（快速、可信、溫暖、精緻……）
功能需求：
- 官網的主要目標是什麼？（引導詢問 / 展示作品 / 直接銷售）
- 你預期訪客最常需要做的三件事是什麼？
步驟 3：書面需求確認（Project Brief）
訪談後 3–5 個工作天內，提交一份書面的 Project Brief，說明你對這個專案的理解：
- 專案目標
- 目標受眾
- 功能範圍（哪些在範圍內、哪些不在）
- 時程規劃
- 你們的工作節奏（每週會有什麼進度更新，修改回合次數等）
請客戶確認這份文件——這一步能防止 80% 的「但我以為包含 XX 功能」糾紛。
步驟 4：資產收集清單
發一份清楚的清單，列出你需要客戶提供的所有材料：
- 品牌相關：Logo 原始檔（AI / SVG）、色碼（如有）、字型
- 文字內容：各頁面的文案（如由客戶提供）
- 圖片：團隊照、產品照、辦公室環境照
- 帳號訪問：Google Search Console、GA4（將授權給你）
- 參考資料：現有的行銷文件、名片、簡介等
給每個項目設一個截止日期，並說明若未在截止日前提交，可能影響時程。
步驟 5：設立共用工作空間
你和客戶需要一個共同的地方來溝通和分享進度。
選擇：
- Notion：最常用，可以同時作為需求文件、進度追蹤和內容收集
- Figma：設計審核的共用空間
- Google Drive Folder：共用資產儲存
建立一個清晰的目錄結構，並確保客戶知道怎麼使用。
步驟 6：專案啟動會議（Kick-off Call）
所有準備工作完成後，安排一次正式的啟動會議：
- 回顧 Project Brief 確認雙方一致
- 說明接下來的工作流程（怎麼審查、怎麼回饋、怎麼決策）
- 建立溝通頻率（例如：每週五提交進度更新）
- 解答客戶的問題
這次會議在心理上標記了「專案正式開始」，對雙方都很重要。
可重複使用的模板
把以上每個步驟做成可重複使用的模板：
- 歡迎信模板
- Brand Discovery 問題清單
- Project Brief 模板
- 資產收集清單模板
每個新客戶，只需要填入客製化的內容，大大減少你每次都要「從頭想」的時間。
好的客戶入職流程是接案工作室的核心競爭力之一——讓每個新合作從第一天就建立在正確的基礎上。